es klingt paradox: mit den heutigen technischen möglichkeiten könnten wir problemlos von zuhause aus arbeiten – und doch wird sich das home office nicht als alleinige büroform durchsetzen. wir werden weiterhin ins büro gehen, um uns von angesicht zu angesicht auszutauschen, um aufgaben im team zu bewältigen und um voneinander zu lernen.
allerdings führen die geänderten möglichkeiten auch zwingend zu geänderten anforderungen an die moderne büro-arbeitswelt. energieeffizienz, ergonomisches arbeiten, optimierte prozesse und kommunikation, mitarbeitermotivation – diese und viele andere überlegungen beschreiben die aufgabenstellung des office 2.0 für die zukunft.
als fachhändler für vitra bürosysteme berühren mich derartige frage- und aufgabenstellungen beinahe täglich. vitra beschäftigt sich seit 1991 intensiv mit diesem thema und hat vor mehr als 20 jahren das projekt citizen office ins leben gerufen. gemeinsam mit den designern und visionären ettore sottsass, andrea branzi und michele de lucchi wurden strategien entwickelt, die die begrenztheit einer eindimensionalen büroarbeitswelt durchbrechen wollten.
basierend auf den stetig wechselnden anforderungen und möglichkeiten der vergangenen jahre hat sich das projekt citizen office kontinuierlich weiterentwickelt und verändert. im zentrum steht dabei die rolle der mitarbeiter als eigenständige und selbstbewusste teamplayer und flacher werdende hierarchien, neue technische möglichkeiten und die zentrale rolle der kommunikation.
sechs megatrends sind dabei die basis für das OFFICE 2.0
• digitalisierung
• globalisierung
• diversity
• nachhaltigkeit
• wissensökonomie
• war for talents
kurz zusammengefasst kommen bei den einzelnen punkten folgende gedanklichen ansätze zum tragen:
• digitalisierung
die virtuelle kommunikation in echtzeit verändert die art und die organisation der arbeit im büro dramatisch. informationen sind überall, jederzeit und unbegrenzt zugänglich.
• globalisierung
die globalisierung zwingt jedes moderne unternehmen, einfallsreicher und kreativer auf unzählige neue bedürfnisse einzugehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
• diversity
vielfalt ist das prinzip globaler märkte. unternehmen müssen immer vielfältigere mitarbeiterteams – bezogen auf kultur, geschlecht, religion, alter, herkunft, etc. – managen.
• nachhaltigkeit
der fokus verantwortungsvoller unternehmen liegt heute auf nachhaltigen nutzungskonzepten, energieeffizienz und sozialer ausgewogenheit.
• wissensökonomie
im zentrum der wissensökonomie steht der mensch. der sogenannte wissensarbeiter ist die bestimmende figur des produktivitätsfortschritts, sein intellektuelles kapital.
• war for talents
der kampf um die besten wissensarbeiter nimmt stetig zu. unternehmen sind gefordert sich mit den geänderten anforderungen heutiger und kommender mitarbeitergenerationen auseinanderzusetzen.
eine ganze reihe aktueller fakten unterstreichen dabei die richtigkeit der überlegungen …
das büro ist überall – nur noch 39% der büroarbeiter sitzen ständig an ihrem angestammten arbeitstisch (quelle: fraunhofer institut für arbeitswirtschaft und organisation).
das büro wird zum marktplatz des wissens und zum ort sozialer interaktion – es ist nicht mehr “nur” zum arbeiten da.
das büro wird teil des sozialen engagements eines unternehmens – mitarbeiter werden nicht als blosser produktions- oder kostenfaktor betrachtet.
arbeitspsychologen haben nachgewiesen, dass das wohlbefinden der mitarbeiter zu etwa gleichen teilen von der ästhetik der arbeitsumgebung sowie von der funktionalität abhängt – ein wichtiger faktor für die rekrutierung und bindung hochqualifizierter wissensarbeiter.
räume und ihre aufteilung und einrichtung haben entscheidenden einfluss auf motivation, leistung und gesundheit der mitarbeiter – und damit auf die produktivität eines unternehmens.
nur etwa 1% der gesamtkosten für ein büro fliessen in seine einrichtung, während personalkosten etwa 80% des gesamtaufwandes ausmachen (quelle: deutsches büromöbel forum).
unternehmen deren mitarbeiter sich wohl fühlen und die deshalb motivierter agieren, sind rund 31% erfolgreicher als die konkurrenz (studie der universität köln).
es wird fünfmal mehr konkretes wissen im direkten gespräch zwischen menschen generiert als aus irgendwelchen anderen quellen (design + performance report 2008; workplace survey).
90% der qualifizierten wissensarbeiter sind überzeugt, dass die qualität der umgebung die produktivität direkt beeinflusst.
annähernd 30% aller betrieblichen ausfallzeiten resultieren aus muskel- und skeletterkrankungen (insbesondere rücken und bandscheiben), wie sie typisch sind für die arbeitswelt büro.
mehr als 13% der gesamtarbeitszeit im büro werden für das suchen und finden aufgewendet (quelle: wallstreet journal).
das büro ist ein lebens- und arbeitsraum mit einer komplexen infrastruktur – vergleichbar in etwa einer stadt. darum kann es nicht einfach möbliert, sondern sollte ebenso bewusst geplant werden. ein office 2.0 besteht aus einem zentralen office forum – vergleichbar dem zentrum einer stadt – und den darum herum angeordneten workstation areas – ähnlich den wohnvierteln einer stadt.
die workstation areas kommen der vorstellung von klassischen büros am nächsten – und sind doch alles andere als monotone grossraumbüros. hier findet das tägliche leben und arbeiten in den abteilungen statt.
das office forum hat keinen klassischen arbeitsplatz. es gibt lounges, eine cafeteria, eine bibliothek, besprechungs- und projekttische, geschlossene räume für den rückzug oder präsentationen und eine offene plattform für den direkten austausch. hier trifft man sich mit kollegen, entspannt, lässt sich inspirieren, lernt dazu, unterhält sich – und man kann auch arbeiten.
im neuen büro werden raumkonzepte aus öffentlichen bereichen und einrichtungskonzepte aus dem wohnen aufgenommen. das prinzip der collage im wohnbereich, das die einrichtung als ausdruck der identität ihres nutzers sieht, wird auf das büro übertragen. die collage reflektiert die persönlichkeit des unternehmens ebenso wie die individualität der mitarbeiter.
in einem office 2.0 – oder citizen office wie es vitra nennt – entscheiden die mitarbeiter selbst, welcher rhytmus, welche form und welcher ort richtig für ihre jeweilige tätigkeit sind. ungestörte, konzentrierte einzelarbeit ist dabei ebenso möglich wie offenes, kommunikatives teamwork.
unabdingbare basis dafür bildet eine offene und transparente arbeitskultur gegenseitigen vertrauens. ebenso wesentlich ist die frühzeitige information und miteinbeziehung der mitarbeiter in die planung und die zugrundeliegenden konzepte.
ergebnis dieses prozesses und der umsetzung eines office 2.0 ist jedenfalls eine erhöhung der motivation, der mitarbeiterzufriedenheit, der produktivität und effizienz, eine verbesserung der internen kommunikation, ein gesteigerter wohlfühlfaktor, weniger krankheitsbedingte ausfälle, eine geringere mitarbeiterfluktuation und – last but not least – ein entscheidendes argument im härter werdenden war for talents.
verglichen mit all diesen argumenten erscheinen die etwas höheren investitionskosten durchaus gerechtfertigt. ein klassisches beispiel für eine win-win-situation zur zufriedenheit aller beteiligten.
Franz Brausam
weitere informationen:
Franz Brausam – AREA Handelsgesellschaft mbH
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hier einige bildbeispiele für ein office 2.0 :
alle fotorechte: VITRA AG
